Внедрение Vtiger CRM в компании по сдаче оборудования с лизинг

Автоматизированная система управления клиентами предназначалась для автоматизации процессов управления и оптимизации деятельности компании в интересах повышения эффективности использования ресурсов, снижения стоимости выпускаемой продукции и предоставляемых услуг, а также повышения эффективности взаимодействия подразделений компании и отдельных сотрудников.

• Рейтинг:
• Заказчик: Center of Information Technologies
• Сайт: itvolga.com
• Дата сдачи проекта: 02/01/2019

Автоматизированная система управления клиентами предназначалась для автоматизации процессов управления и оптимизации деятельности компании в интересах повышения эффективности использования ресурсов, снижения стоимости выпускаемой продукции и предоставляемых услуг, а также повышения эффективности взаимодействия подразделений компании и отдельных сотрудников.

Система создавалась для оптимизации и автоматизации основных функций компании:

• управление продажами с учётом жизненного цикла заказов;
• управление клиентской базой компании;
• управление задачами (модуль «календарь»);
• учёт продуктов и услуг (модули товары, услуги);
• управление документами;
• управление пользователями.

Система предоставляла возможность параллельной работы пользователей, независимо от их территориального расположения с помощью средств доступа в интернет, через последние версии браузеров Google Chrome и Mozilla Firefox с использованием персонального компьютера или мобильного устройства (смартфона или планшета).

Автоматизация компании была настроена с использованием системы VtigerCRM, были полностью настроено управление бизнес-процессами:

1. Оформление сделки. Менеджер заполняет необходимые данные для оформления заказа, реквизиты контрагента, выбирает программу реализации, товар на продажу. Система контролирует полноту и корректность заполнения полей. Если техника есть в наличии, то автоматически ставится задача службе, отвечающей за взаимоотношения с заводом предоставить копии ПСМ. Если техники нет в наличии, то система формирует запрос о сроках поставки службе, отвечающей за взаимоотношение с заводом.

2. Согласование условий по заказу. Если сделка имеет нестандартный статус, то она автоматически уходит на согласование руководителю. Руководитель отправляет на доработку или одобрить условия по нестандартной сделке. 

3. Проверка заполненных данных. Предполагается как автоматическая проверка заполненных данных с использованием обязательных полей и модуля Vtiger Masked Input, так и ручная. После создания заказа, в случае, если использовался шаблон договора клиента, автоматически ставится задача юристу на согласование. Юрист осуществляет проверку заполненных полей с представленными документами.

4. Сбор подписей. Менеджер печатает через систему необходимые документы, ставит свою визу на обратной стороне каждой страницы документа и отдает на подпись руководителю. Менеджер может вручную заменить подписантов в документах, при наличии у них соответствующих доверенностей, что будет определяться их ролями. Также он получает документы от клиента с подписями, проверяет полномочия и идентифицирует подписанта. Клиент подписывает документы в присутствии менеджера. Менеджер сканирует и размещает документы в карточке заказа.

5. Контроль исполнения договора.

Система ставит следующие задачи в рамках контроля за исполнением договора: 

1. Службе, контролирующей оплату клиента, которая получают уведомление о принятии на контроль договора с указанием его реквизитов и данных клиента. Ответственный сотрудник ставит отметку о принятии уведомления в работу.
2. Службе, контролирующую оплату на завод, которая получает уведомление о необходимости оплатить договор после получения уведомления системы о поступлении оплаты от клиента.
3. Службе, отвечающей за взаимодействие с заводом о необходимости контроля готовности отгрузки техники. Ответственное лицо запрашивает скан ПСМ и размещает в системе.
4. Сервисной службе о необходимости контроля прихода техники. 
5. Менеджеру заполнить карточку товара.
6. По контролю прихода техники на площадку выдачи
7. Службе, проводящей предпродажную подготовку, которая получает уведомление о принятии на контроль договора с указанием товара и адреса площадки передачи товара.
8. Менеджеру и сервисной службе о готовности техники к передаче.

Постановка дополнительных задач. После загрузки документов в систему, менеджер ставит задачу службе сервиса о внесении документов в систему, которая получает уведомление о принятии на контроль документов и постановке товара на гарантийное обслуживание, а также службе маркетинга о наличии анкеты обратной связи.

Персонал прошёл комплексное обучение работе в системе, CRM выдерживает нагрузку в 5000 обращений в секунду.